COMMENT SE DEROULE NOTRE INTERVENTION ?

Vous contactez GestionZen car vous êtes débordé avec toutes les factures à régler, les encaissements à enregistrer, le courrier non classé, le dossier administratif d’un de vos salariés à remplir…

Ayant préalablement pris connaissance de vos besoins lors d’un rencontre-diagnostic, un intervenant vient au sein de votre entreprise selon le rythme et la fréquence que vous avez établis ensemble. D’une façon générale, les entrepreneurs font appel à nos services de façon régulière, tous les 15 jours pour 3 à 4 heures ou bien toutes les semaines pour 2 à 3 heures, selon la charge de travail.

Une fois sur place, l’intervenant procède par étape ; il prend tout d’abord connaissance du courrier reçu depuis son dernier passage.  Il opère alors le tri parmi  les papiers administratifs. Certains documents demandent juste à être pris en compte par la société, d’autres ont besoin d’être traités. Puis, l’intervenant passe en revue toutes les démarches qui en découlent : appels, courrier, relance …

L’intervenant fait un compte-rendu écrit/électronique à la fin de chaque session, avec le réalisé, les actions vous incombant (signature, courriers à lire et/ou valider…),  et les « to do » de la fois prochaine.

Assistance administrative :

« Gérant d’une petite entreprise, je passais beaucoup de temps dans les méandres administratifs du RSI, du règlement et du classement des factures. Mon administratif prenait du retard et je ne pouvais pas me consacrer correctement à mon cœur de métier.

J’ai donc fait appel à  GestionZen. L’intervenante a tout de suite pris en main la gestion de mes dossiers administratifs ; les dossiers en retard ont été régularisés et des demandes de remise sur les pénalités de retard ont été faites et accordées dans la plupart des cas.

Dorénavant les factures sont réglées en temps et en heure après avoir été contrôlées. Les papiers sont traités et classés correctement ; nous avons réfléchi ensemble à la mise en place d’un classement qui me permet de ne pas perdre de temps lorsque je cherche un document.

Grâce à GestionZen j’ai pu m’offrir les services d’une assistante pour un budget maîtrisé puisque quelques heures par mois suffisent ! »

Intégration culturelle :

La société employant M. Hu, de nationalité chinoise, récemment arrivé en France avec son épouse, s’adresse à GestionZen car M. Hu est inquiet pour sa femme. En effet, voilà plus de 6 mois qu’ils sont en France et elle n’arrive ni à s’intégrer ni à comprendre la culture. Bien qu’ils aient déjà vécu aux Etats-Unis pendant 2 ans avant d’arriver à Paris, Mme Hu subit manifestement un vrai choc culturel.  Savoir sa femme malheureuse préoccupe M. Hu, collaborateur par ailleurs très performant et appliqué. Cela préoccupe tout autant la société car un collaborateur étranger dont le conjoint n’est pas bien intégré signifie souvent  une démission. M. Hu étant une compétence fondamentale, son départ n’est absolument pas souhaité.

La solution est donc d’aider M. Hu et son épouse à mieux s’intégrer, mieux comprendre la culture française où ils vivent maintenant.

Nous avons organisé un séminaire d’une journée réunissant autour de M. Hu et de son épouse, trois autres collaborateurs récemment arrivés et leur conjointe. Le partage d’expériences et de problématiques personnelles entre 5 nationalités européennes et non-européennes nous a permis d’ aborder tous les sujets et d’apporter des clefs pour une meilleure intégration culturelle.

Assistance administrative :

« Mon bureau était souvent couvert d’une montagne de papiers ! Prise par mon activité, je les traitais mais ne les classais jamais. Je croulais régulièrement sous des piles de papiers et de magazines…

Grâce à GestionZen les montagnes ont disparu ! Tous les anciens papiers ont été classés, rangés par année et archivés.  L’organisation que nous avons mise en place conjointement me permet de savoir ce qui est à traiter, en cours ou à classer. Quand mon intervenante vient, elle n’a plus qu’à finaliser le classement et l’archivage. »

Relocation :

La société ADLP a plusieurs filiales à l’étranger. Elle contacte GestionZen car elle souhaite faire venir un collaborateur américain en France avec un contrat en CDI. Cela implique plusieurs démarches complexes à l’Immigration, Contrat de travail, Visa etc …

Madame Welch, la nouvelle collaboratrice arrivera dans 2 mois et sera accompagnée de son mari et 2 enfants en bas âge. Ils ont besoin d’un logement adéquat pour la famille, de trouver une école internationale pour la petite de 6 ans et d’une crèche internationale pour le bébé de 1 an et demi.

Le service Ressource Humaine de ADLP ne peut se charger de ces aspects Immigration, recherches de logement, école et s’adresse à GestionZen qui se mettra rapidement en contact avec Mme Welch pour bien cerner le besoin familial d’une part et réalisera pour ADLP les démarches en Immigration requises pour l’accueil de cette nouvelle collaboratrice américaine.

GestionZen accompagnera Mme Welch pour visiter les logements, les écoles, ouvrir un compte bancaire, discuter avec l’agence immobilière, comprendre le bail, réaliser l’état des lieux dans les moindres détails, monter les dossiers de garde d’enfants, …

Même après leur installation, M. et Mme Welch pourront compter sur GestionZen pour les conseiller dans leur vie quotidienne en France, trouver un médecin de proximité parlant anglais, être présent lorsque le plombier doit intervenir pour une panne, …

GestionZen devient le véritable partenaire de confiance et de proximité pour que vos collaborateurs étrangers se sentent plus rapidement à l’aise dans leur nouvelle vie.

GestionZen offre bien plus qu’une simple prestation de services.

En s’occupant de tout ce qui vous préoccupe, vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier. GestionZen gère avec finesse et compétences vos dossiers et vous rassure à chaque étape dans l’évolution de vos besoins.