D’abord désigné par le terme de secrétaire, puis par assistant de direction, le poste
chargé de la gestion administrative d’une entreprise a énormément évolué ces
dernières décennies. En effet, les professionnels ont dû s’adapter pour faire face à
une administration de plus en plus lourde.
L’office manager est actuellement la réponse la plus appropriée pour compléter
les besoins des entreprises. Associant les connaissances et le savoir-être des
précédents postes, on attend désormais de l’office manager des compétences
techniques spécifiques en communication, gestion financière ou bien en ressources
humaines par exemple.
Quelle que soit sa dénomination, le secrétaire, assistant de direction ou office
manager reste la personne de confiance du dirigeant de l’entreprise afin de le
soulager dans ses démarches administratives.

Expérience et compétences

10

ans
d’expérience

Exclusivement dédiée à la gestion administrative des professionnels, GestionZen s’appuie depuis juin 2012, date de sa création, sur de
nombreuses années d’expérience et de savoir-faire.
Soit autant d’années :

• d’observation des problématiques
• d’actualisation des démarches
• d’amélioration continue de ses services
• d’accompagnement et de soutien
• de solutions et de réponses
• de sérénité pour des professionnels engagés

35

professionnels
spécialisés

Ainsi, depuis sa création, GestionZen s’engage à faire appel
à des intervenants aussi bien au regard de leur diplôme, de leurs compétences relationnelles et de leur expérience. Ces derniers sauront répondre au mieux aux attentes variées des entreprises sollicitant l’expertise de GestionZen.

6 savoir-faire

Administratif courant

• Réceptionner, traiter et archiver les e-mails.
• Expédier le courrier.
• Gérer les agendas.
• Organiser les déplacements.
• Mettre en forme et diffuser les documents internes.
• Prendre en charge le fonds documentaire et les archives.
• Gérer les petites fournitures de bureau.
* Gérer les notes de frais.

Secrétariat technique
Le secrétaire technique est spécialisé dans un secteur et en connaît le fonctionnement.

• Gérer et suivre les dossiers techniques.
• Maîtriser l’agenda des projets.

Relation clientèle

• Préparer les devis.
• Monter les dossiers clients.
• Traiter les commandes.
• Envoyer les factures clients.
• Suivre les paiements.
• Relancer les impayés.

Gestion financière*

• Effectuer les commandes de fournisseurs.
• Suivre et contrôler les achats.
• Suivre les règlements.
• Gérer les pièces comptables.
• Mettre à jour les tableaux de bord.
• Transférer les documents vers le cabinet
comptable.
• Mettre en place un Cashflow Reporting.

*Attention, nos assistants administratifs ne remplacent pas un comptable, expert-comptable ou un fiscaliste. Ces métiers sont réglementés et font l’objet d’une expertise reconnue par l’Etat.

Ressources humaines

• Gérer les relations avec l’URSSAF, CPAM,
médecine du travail…
• Mettre en place des avantages : mutuelle,
tickets restaurants…
• Démarches d’intégration ou de départ du
personnel (onboarding et offboarding).
• Gérer et contrôler les notes de frais.
• Saisir les éléments de la variable de paie
(EVP).

Cohésion d’équipe

• Veiller aux conditions de santé et de sécurité au travail.
• Veiller au bon fonctionnement du matériel
et des espaces.
• Gérer les achats de fournitures.
• Organiser les déplacements.
• Préparer des activités d’équipe : pots,
déjeuners…
• Mettre en place des évènements de cohésion : séminaires, team building...

Communication

• Mettre en place une veille informationnelle.
• Gérer les publipostages : newsletters,
e-mails…
• Maîtriser la diffusion des publicités.
• Veiller à l’actualisation des réseaux sociaux.
• Mettre à jour le site web sans codage.
• Superviser le webmaster et le community
manager.

Notre savoir-être

Indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise, les postes de secrétaire et d’office-manager nécessitent
des compétences comportementales spécifiques. On parlera alors de savoir-être et de soft kills.

Confiance
Discrétion
Adaptabilité
Entrain
Investissement
Bonne humeur
Proactivité

2 offres selon vos besoins

GestionZen vous propose une grande variété de services répartie en 2 offres

pour répondre au mieux à vos besoins en accompagnement et assistance administrative.

Offre Zen

Il s’agit de nous confier les tâches les plus courantes afin
que vous puissiez exploiter ce gain de temps et vous concentrer en toute efficacité sur l’exercice de votre métier. Cette offre Zen
répond à vos besoins en matière de secrétariat, de relation clientèle et de gestion financière courante.

Offre Zen+

Elle complète l’offre Zen en répondant à vos besoins plus spécifiques
en matière de gestion financière, de ressources humaines,
de cohésion d’équipe et de communication.
Appuyez-vous sur l’équipe de GestionZen pour vous accompagner dans ces démarches administratives plus complexes.

SOUPLESSE

Parce que GestionZen sait que vos besoins peuvent être précis, vous choisissez les missions que vous souhaitez nous confier. Et si vos besoins évoluent nous saurons nous adapter à votre nouvelle situation.

ADAPTABILITÉ

Parce que les besoins d’une entreprise peuvent évoluer en fonction de son développement, GestionZen adapte ses missions à vos besoins afin de vous proposer un service toujours plus efficace.

FIDÉLISATION

GestionZen s’engage à vos côtés pour vous accompagner dans la gestion de votre entreprise et valorise la fidélisation de ses clients en proposant des tarifs concurrentiels.

RÉACTIVITÉ

Parce que certains besoins peuvent être prioritaires, chez GestionZen nous pouvons traiter des dossiers importants dans l’urgence afin que vous ne soyez pas pénalisés par les délais parfois courts de l’administration.